你会《精准表达》吗、最新小说、作者简介、内容提要

如何提高书面沟通能力

那么，所谓书面沟通能力具体到底是指什么呢？书面沟通能力包括两点，其一，能对事物进行合理的思考；其二，向对方进行妥当表达（图1-2）。如果不能对事物进行合理的思考，就算你能向对方进行妥当表达，对方的反应也不见得理想：“我听得懂你说的话，但我不明白你的逻辑。”

例如故事里中山先生向宫里社长提议购买Precena公司的咨询服务，宫里社长虽然明白中山先生的意思，但却不明白“为什么必须购买Precena公司的咨询服务”。也就是说，中山先生的购买理由并不合理。具体而言，他既没考虑到费用和效果的性价比这方面的要素，又没比较其他咨询公司的情况。

相反，如果对事物进行了合理思考，却未能向对方进行妥当表达，对方恐怕会认为：“听起来似乎不错，但是太难懂了。”例如故事里户崎先生向中山先生提交“硬件解决方案业务的方向性”的方案时，中山先生就是这个反应。户崎先生的提案虽然非常精彩，但是表达方法存在问题，因此中山先生的回应是：“我不想听这种提案。”究其原因，户崎先生准备的资料过于冗长，有将近50页之多，并且大量使用英文词汇及抽象的词汇。

当合理思考及妥当表达兼备时，你的方案才有可能得到通过。二者缺一不可。

● 合理思考所需的必要条件

实现合理思考的前提包括两个技能及5个研讨步骤（图1-3）。技能之一是组织语言时的逻辑思考能力。因为对方可能并不了解过去的经验及背景知识，为了让对方听懂，就需要条理清晰地进行说明。关于这一点我会在第2章详细介绍。以此技能为基础，我们还要利用自己的验证假说能力，提前设想对方可能提出的问题并做出回答，这个过程需要5个步骤。

5个步骤：

1. 目的

2. 纵向逻辑

（1）理解目的：应该就哪些方面进行谈话？首先要明确把握对话的目的，否则无法提供对方想要的答案。

（2）把握论点：讲话并不是漫无边际地乱讲，那样会很难得出结论。我们应该检查的是对方到底对哪些论点持有疑虑。

（3）构筑假说：应提前设想对方会有哪些疑问，并根据疑问提前想出答案。如此一来，谈话会变得更有效率。

（4）实施验证：当对方与自己在理解上存在偏差时，应向对方提供客观证据，果断结束争论。没有证据的争论只会平白浪费时间，没有任何效果。

（5）提取启发：根据验证的结果找到行动的方向。假如没有这个步骤，会让对方觉得不知如何是好。

上述步骤将在第3章进行详细说明。

● 妥当表达所需的必要条件

实现妥当表达的前提同样包括两个技能及5个研讨步骤（图1-4）。会议设计能力是指总结讨论的能力，它是妥当表达的前提。如果是简单的内容，可以一次性向所有人传达清楚，而比较复杂的内容，则需分成几次进行解说。毕竟，“最终要表达的东西”与“今天在会议上要表达的东西”不是一个概念。

此外，表达方式会因参会者及状况的不同而有所差异。具体将在第4章进行解说。以此技能为基础，接下来我们该发挥制作商务文本能力制作书面资料了。制作资料还需经历5个步骤。

（1）文字信息：用正确的语言把最想传达的东西写成文章。

（2）图表：把想要表达的东西做成图表，让人一目了然。

（3）幻灯片：把多个图表和段落集中在一张幻灯片上。

（4）资料包：把多张幻灯片组成一个资料包，就像一个故事一样。

（5）材料：把多个资料包组合起来，总结整理出最适合会议的商务文本。

以上步骤将在第3章进行详细说明。

下面归纳一下本章要点。

● 要点

书面沟通的技术

1. 所有人都会面临提交方案的场合。如果缺乏书面沟通能力，你会损失很多。

2. 如果你不努力准备方案，你的方案就很有可能不被认可。

3. 书面形式的资料可以方便人们事后查询，因此非常有必要制作

书面资料。

4. 把自己想表达的东西总结成书面资料并不只是单纯的整理材料，

这一过程可以锻炼我们的大脑。

5. “不善表达”是因为“自己原本就不知道应该讲些什么”。

6. 仔细思考，认真概括，力求制作出简单明了的提案。

7. 书面沟通能力包括两点：合理思考及妥当表达。